PRÍPADOVÁ ŠTÚDIA · AUTOMATIZÁCIA
Dochádzka, ktorá sama pripraví podklady.
Prevádzkový systém na evidenciu dochádzky, výpočet odpracovaného času a pravidelnú prípravu reportov a mzdových podkladov podľa dohodnutých pravidiel.
VÝZVA
Z ručnej evidencie vzniká veľa nadväzujúcich krokov.
Dochádzkové udalosti je potrebné zjednotiť a previesť na zrozumiteľnú evidenciu odpracovaného času. Samostatne sa posudzujú presahy práce, prekročenie nastavených limitov aj pravidlá pre odpočet zo mzdy.
Bez priebežného výpočtu a pravidelného reportingu sa príprava podkladov opakuje ručne a rastie riziko, že sa niektorý údaj pri odovzdávaní prehliadne.
RIEŠENIE
Jeden prehľadný postup od udalosti po podklad.
Systém zbiera dochádzkové udalosti, počíta odpracovaný čas a vyhodnocuje presahy a limity podľa nastavených pravidiel. Pravidelný reporting sumarizuje stav evidencie a upozorňuje na položky, ktoré majú byť skontrolované.
Na základe overených záznamov pripraví výstupy pre mzdové spracovanie vrátane položiek, na ktoré sa vzťahuje dohodnutý odpočet. Zodpovedná osoba môže podklady pred odovzdaním skontrolovať.
AKO TOK NADVÄZUJE
Od záznamu k pripravenému výstupu.
Jednoduchá koncepčná schéma procesu, nie diagram produkčnej infraštruktúry.
- 01Dochádzkové udalosti
- 02Výpočet času
- 03Presahy a limity
- 04Report a mzdové podklady
PRÍPRAVA
Najprv sa zjednotia pravidlá a výnimky.
Pred automatizáciou je potrebné opísať, čo sa považuje za odpracovaný čas, ako sa riešia presahy a ktoré situácie vyžadujú kontrolu človekom. Zároveň sa vyjasní, ako majú vyzerať pravidelné reporty a mzdové podklady.
Tento krok vytvára spoločný základ pre evidenciu, výpočty aj neskoršie úpravy pravidiel. Zohľadňuje bežné situácie aj výnimky, aby pripravené výstupy zodpovedali prevádzkovým potrebám.
ILUSTRAČNÁ FOTOGRAFIA
Plánovanie a technická príprava.
Fotografie dokresľujú typ práce. Nejde o zábery tohto projektu ani jeho zákazníka.
PREVÁDZKOVÝ ODHAD ZADÁVATEĽA
Koľko kapacity môže uvoľniť menej ručnej práce.
Metodika odhadu
1 h na osobu a pracovný deň × 8 ľudí × 5 dní = 40 h / týždeň.
40 h × 11 €/h = 440 € / týždeň.
Ide o prevádzkový odhad zadávateľa a hodnotu uvoľnenej kapacity. Nejde o nezávisle meranú hotovostnú úsporu ani čisté ROI.
VÝSLEDOK
Podklady vznikajú z jednotného postupu.
Evidencia, výpočty, kontrola presahov a pravidelný reporting nadväzujú v jednom procese. Mzdové podklady sa pripravujú podľa vopred dohodnutých pravidiel a zodpovedný človek má možnosť skontrolovať prípady, ktoré vyžadujú pozornosť.
Uvedené hodiny a finančné vyjadrenie sú iba prevádzkový odhad kapacity podľa metodiky zadávateľa; nepredstavujú overené dosiahnuté úspory.
ĎALŠÍ KROK
Potrebujete zjednodušiť podobný proces?
Opíšte, kde dnes vzniká ručná práca. Spoločne určíme vhodný prvý krok.