Interné postupy a smernice
Zamestnanec sa opýta na konkrétny postup a dostane odpoveď s odkazom na platnú verziu smernice.
AI AGENTI · DOKUMENTY
AI asistent, ktorý odpovedá z vašich dokumentov a uvádza zdroj.
Znalosti firmy bývajú rozptýlené v dokumentoch, zdieľaných diskoch, e-mailoch a hlavách kolegov. AI asistent nad firemnými dokumentmi umožní pýtať sa bežným jazykom a odpovie s odkazom na konkrétnu pasáž schváleného zdroja. Pracuje len s tým, čo smie čítať konkrétny používateľ, a ak odpoveď v podkladoch nenájde, povie to.
Pre koho
Tímy, ktoré často hľadajú postupy, podmienky alebo pravidlá v rozsiahlych dokumentoch.
Ako začať
Výber schválených zdrojov a sada reálnych otázok, na ktorých sa kvalita overí.
Výstup
Funkčný asistent, pravidlá prístupu a vyhodnotenie správnosti odpovedí.
SITUÁCIA
Kedy sa táto služba hodí
Ak sa firemné znalosti len uložia do všeobecného jazykového modelu, vzniká riziko, že odpovede nebudú zodpovedať vašim pravidlám a nebude jasné, odkiaľ pochádzajú. Spoľahlivejší je postup, pri ktorom asistent najprv nájde relevantné pasáže v schválených zdrojoch a odpoveď z nich zostaví. Odborne sa mu hovorí vyhľadávanie doplnené generovaním (RAG).
Dôležitá je aj otázka prístupu. Nie každý smie čítať každý dokument. Asistent preto musí rešpektovať oprávnenia: používateľovi ukáže len to, k čomu má prístup. Rovnako dôležité je, aby vedel odpovedať, že odpoveď v podkladoch nenašiel, namiesto toho, aby ju odhadoval.
Poznáte to podľa toho, že
- Kolegovia sa stále pýtajú tých istých ľudí na tie isté postupy.
- Informácia existuje, ale nikto nevie, v ktorom dokumente.
- Noví zamestnanci sa rok zaúčajú, pretože znalosti nie sú dostupné.
- Všeobecný chatbot odpovedá sebavedome, ale nepozná vaše pravidlá a vymýšľa si.
PRÍSTUP
Ako postupujeme
Najprv vyberieme zdroje, ktoré má asistent používať, a zistíme ich stav: formát, aktuálnosť, duplicity a oprávnenia. Dobrý asistent je taký dobrý ako podklady, a preto často začíname ich úpravou. Zároveň pripravíme sadu skutočných otázok, na ktorých budeme kvalitu merať.
Pilot overujeme na bežných aj ťažkých otázkach: otázky, na ktoré odpoveď v dokumentoch nie je, rozpory medzi verziami a otázky, ktoré sa týkajú citlivých informácií. Sledujeme správnosť, úplnosť citácie zdroja a podiel otázok, pri ktorých je nutná kontrola človekom. Až potom rozširujeme zdroje a okruh používateľov.
ILUSTRATÍVNY PRÍKLAD
Zamestnanec sa opýta, ako sa postupuje pri reklamácii s určitou podmienkou. Asistent nájde príslušnú pasáž v schválenom postupe, zhrnie ju a uvedie odkaz na dokument. Ak pasáž neexistuje, odpovie, že ju nenašiel, a navrhne, na koho sa obrátiť.
VÝSTUPY A VHODNOSŤ
Čo dostanete
- Prehľad zdrojov a ich stavuKtoré dokumenty sa použijú, v akom sú stave a čo je potrebné upraviť.
- Pravidlá prístupuKto smie vidieť ktoré zdroje a ako sa oprávnenia premietajú do odpovedí.
- Pilotný asistentFunkčné vyhľadávanie a odpovedanie nad vybranými zdrojmi.
- Skúšobná sada a vyhodnotenieReálne otázky, správnosť odpovedí a správanie pri chýbajúcom zdroji.
- Plán aktualizácie znalostíAko sa nové dokumenty pridávajú a staré vyraďujú.
Kedy to dáva zmysel
- Máte rozsiahle interné dokumenty, postupy, zmluvy alebo technickú dokumentáciu.
- Dokumenty sú aktuálne alebo ich možno uviesť do poriadku.
- Dôležité je, aby sa odpoveď dala dohľadať k zdroju.
- Chcete skrátiť zaúčanie a ušetriť čas ľuďom, ktorých sa ostatní pýtajú.
POSTUP
Od zadania k odovzdaniu
- 01
Výber a príprava zdrojov
Určíme schválené dokumenty, ich oprávnenia a nutné úpravy.
- 02
Pilot s meraním
Asistent odpovedá na skúšobnú sadu otázok, vyhodnotíme správnosť a citácie.
- 03
Prevádzka a aktualizácie
Nastavíme dohľad, aktualizáciu zdrojov a zodpovednosť za obsah.
TYPICKÉ ZADANIA
S čím sa na nás firmy obracajú
Popisy nižšie sú typy zadaní, nie referencie konkrétnych klientov.
Zákaznícka podpora
Pracovník podpory dostane z dokumentácie návrh odpovede so zdrojom, ktorý pred odoslaním skontroluje.
Technická dokumentácia
Inžinier vyhľadá potrebný parameter alebo postup v rozsiahlej dokumentácii jednou otázkou.
Zaúčanie nových kolegov
Nový zamestnanec sa pýta bežným jazykom a odpovede sú podložené schválenými materiálmi.
HRANICE A ROZHODNUTIA
Úprimné limity
Asistent odpovedá len z podkladov, ktoré mu sprístupníte, a jeho odpovede sú len tak dobré ako zdroje. Zastarané alebo si odporujúce dokumenty je potrebné najprv uviesť do poriadku. Pri rozhodnutiach s právnym alebo finančným dopadom zostáva posledné slovo na odborníkovi.
ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Časté otázky: AI asistent nad firemnými dokumentmi
Čím sa líši od všeobecného ChatGPT?
Všeobecný chatbot odpovedá z toho, čo sa naučil, a vaše pravidlá nepozná. Asistent nad dokumentmi najprv nájde relevantné pasáže vo vašich zdrojoch a odpoveď z nich zostaví vrátane odkazu. Navyše rešpektuje oprávnenia používateľa.
Čo ak odpoveď v dokumentoch nie je?
Asistent má byť nastavený tak, aby to povedal, a neodhadoval. Toto správanie overujeme na skúšobných otázkach, pretože práve ono rozhoduje o dôveryhodnosti.
Musíme dokumenty najprv prepísať alebo zjednotiť?
Nemusíte ich prepisovať, ale potrebujeme poznať ich stav. Zastarané a duplicitné dokumenty odpovede zhoršujú, preto odporučíme minimálne úpravy pred pilotom.
Vidí asistent dokumenty, ku ktorým používateľ nemá prístup?
Oprávnenia sa riešia už pri návrhu. Cieľom je, aby používateľ dostal odpoveď len zo zdrojov, ku ktorým má prístup. Konkrétne technické riešenie závisí od vašich systémov a overíme ho pred pilotom.
Kam sa dáta odosielajú?
Určujeme to s vami ešte pred pilotom podľa typu dát a pravidiel vašej organizácie. Možnosti zahŕňajú spracovanie vo vašom prostredí aj u poskytovateľa s zodpovedajúcimi zmluvnými podmienkami.
Ako často je potrebné obsah aktualizovať?
Podľa toho, ako často sa menia vaše dokumenty. Súčasťou odovzdania je postup, ako sa nové verzie pridávajú a staré vyraďujú, aby asistent nepracoval so zastaranými informáciami.
ĎALŠÍ KROK
Poďme prebrať vaše zadanie.
Opíšte situáciu, ktorú riešite. Spoločne určíme vhodný rozsah a ďalší krok.