Interní postupy a směrnice
Zaměstnanec se zeptá na konkrétní postup a dostane odpověď s odkazem na platnou verzi směrnice.
AI AGENTI · DOKUMENTY
AI asistent, který odpovídá z vašich dokumentů a uvádí zdroj.
Znalosti firmy bývají rozptýlené v dokumentech, sdílených discích, e-mailech a hlavách kolegů. AI asistent nad firemními dokumenty umožní ptát se běžným jazykem a odpoví s odkazem na konkrétní pasáž schváleného zdroje. Pracuje jen s tím, co smí číst konkrétní uživatel, a pokud odpověď v podkladech nenajde, řekne to.
Pro koho
Týmy, které často hledají postupy, podmínky nebo pravidla v rozsáhlých dokumentech.
Jak začít
Výběr schválených zdrojů a sada reálných dotazů, na kterých se kvalita ověří.
Výstup
Funkční asistent, pravidla přístupu a vyhodnocení správnosti odpovědí.
SITUACE
Kdy se tato služba hodí
Pokud se firemní znalosti jen uloží do obecného jazykového modelu, vzniká riziko, že odpovědi nebudou odpovídat vašim pravidlům a nebude jasné, odkud pocházejí. Spolehlivější je postup, při kterém asistent nejdřív najde relevantní pasáže ve schválených zdrojích a odpověď z nich sestaví. Odborně se mu říká vyhledávání doplněné generováním (RAG).
Důležitá je i otázka přístupu. Ne každý smí číst každý dokument. Asistent proto musí respektovat oprávnění: uživateli ukáže jen to, k čemu má přístup. Stejně důležité je, aby uměl odpovědět, že odpověď v podkladech nenašel, místo aby ji odhadoval.
Poznáte to podle toho, že
- Kolegové se pořád ptají stejných lidí na stejné postupy.
- Informace existuje, ale nikdo neví, ve kterém dokumentu.
- Noví zaměstnanci se rok zaučují, protože znalosti nejsou dostupné.
- Obecný chatbot odpovídá sebejistě, ale nezná vaše pravidla a vymýšlí si.
PŘÍSTUP
Jak postupujeme
Nejdřív vybereme zdroje, které mají asistent používat, a zjistíme jejich stav: formát, aktuálnost, duplicity a oprávnění. Dobrý asistent je tak dobrý jako podklady, a proto často začínáme jejich úpravou. Zároveň připravíme sadu skutečných dotazů, na kterých budeme kvalitu měřit.
Pilot ověřujeme na běžných i těžkých dotazech: otázky, na které odpověď v dokumentech není, rozpory mezi verzemi a dotazy, které se týkají citlivých informací. Sledujeme správnost, úplnost citace zdroje a podíl dotazů, u kterých je nutná kontrola člověkem. Teprve potom rozšiřujeme zdroje a okruh uživatelů.
ILUSTRATIVNÍ PŘÍKLAD
Zaměstnanec se zeptá, jak se postupuje při reklamaci s určitou podmínkou. Asistent najde příslušnou pasáž ve schváleném postupu, shrne ji a uvede odkaz na dokument. Pokud pasáž neexistuje, odpoví, že ji nenašel, a navrhne, na koho se obrátit.
VÝSTUPY A VHODNOST
Co dostanete
- Přehled zdrojů a jejich stavuKteré dokumenty se použijí, v jakém jsou stavu a co je třeba upravit.
- Pravidla přístupuKdo smí vidět které zdroje a jak se oprávnění promítají do odpovědí.
- Pilotní asistentFunkční vyhledávání a odpovídání nad vybranými zdroji.
- Zkušební sada a vyhodnoceníReálné dotazy, správnost odpovědí a chování při chybějícím zdroji.
- Plán aktualizace znalostíJak se nové dokumenty přidávají a staré vyřazují.
Kdy to dává smysl
- Máte rozsáhlé interní dokumenty, postupy, smlouvy nebo technickou dokumentaci.
- Dokumenty jsou aktuální nebo je lze uvést do pořádku.
- Důležité je, aby odpověď šla dohledat ke zdroji.
- Chcete zkrátit zaučování a ušetřit čas lidem, které se ostatní ptají.
POSTUP
Od zadání k předání
- 01
Výběr a příprava zdrojů
Určíme schválené dokumenty, jejich oprávnění a nutné úpravy.
- 02
Pilot s měřením
Asistent odpovídá na zkušební sadu dotazů, vyhodnotíme správnost a citace.
- 03
Provoz a aktualizace
Nastavíme dohled, aktualizaci zdrojů a odpovědnost za obsah.
TYPICKÁ ZADÁNÍ
S čím se na nás firmy obracejí
Popisy níže jsou typy zadání, nikoli reference konkrétních klientů.
Zákaznická podpora
Pracovník podpory dostane z dokumentace návrh odpovědi se zdrojem, který před odesláním zkontroluje.
Technická dokumentace
Inženýr vyhledá potřebný parametr nebo postup v rozsáhlé dokumentaci jedním dotazem.
Zaučování nových kolegů
Nový zaměstnanec se ptá běžným jazykem a odpovědi jsou podložené schválenými materiály.
HRANICE A ROZHODNUTÍ
Poctivé limity
Asistent odpovídá jen z podkladů, které mu zpřístupníte, a jeho odpovědi jsou jen tak dobré jako zdroje. Zastaralé nebo si odporující dokumenty je potřeba nejdřív uvést do pořádku. U rozhodnutí s právním nebo finančním dopadem zůstává konečné slovo na odborníkovi.
ČASTÉ OTÁZKY
Časté otázky: AI asistent nad firemními dokumenty
Čím se liší od obecného ChatGPT?
Obecný chatbot odpovídá z toho, co se naučil, a vaše pravidla nezná. Asistent nad dokumenty nejdřív najde relevantní pasáže ve vašich zdrojích a odpověď z nich sestaví včetně odkazu. Navíc respektuje oprávnění uživatele.
Co když odpověď v dokumentech není?
Asistent má být nastaven tak, aby to řekl, a neodhadoval. Toto chování ověřujeme na zkušebních dotazech, protože právě ono rozhoduje o důvěryhodnosti.
Musíme dokumenty nejdřív přepsat nebo sjednotit?
Nemusíte je přepisovat, ale potřebujeme znát jejich stav. Zastaralé a duplicitní dokumenty odpovědi zhoršují, proto doporučíme minimální úpravy před pilotem.
Vidí asistent dokumenty, ke kterým uživatel nemá přístup?
Oprávnění se řeší už při návrhu. Cílem je, aby uživatel dostal odpověď jen ze zdrojů, ke kterým má přístup. Konkrétní technické řešení závisí na vašich systémech a ověříme ho před pilotem.
Kam se data odesílají?
Určujeme to s vámi ještě před pilotem podle typu dat a pravidel vaší organizace. Možnosti zahrnují zpracování ve vašem prostředí i u poskytovatele s odpovídajícími smluvními podmínkami.
Jak často je potřeba obsah aktualizovat?
Podle toho, jak často se mění vaše dokumenty. Součástí předání je postup, jak se nové verze přidávají a stará vyřazují, aby asistent nepracoval se zastaralými informacemi.
DALŠÍ KROK
Pojďme probrat vaše zadání.
Popište situaci, kterou řešíte. Společně určíme vhodný rozsah a další krok.