Evidencie a zoznamy
Evidencia zákaziek, majetku, zmlúv alebo klientov s oprávneniami a vyhľadávaním.
VÝVOJ · NAHRADENIE EXCELU
Keď firma prerástla Excel: aplikácia na mieru, ktorá drží poriadok.
Excel je skvelý nástroj, kým na jednej tabuľke nezačne závisieť prevádzka firmy. Nahrádzame tabuľky, na ktorých pracuje viac ľudí, aplikáciou na mieru: s oprávneniami, históriou zmien, kontrolou vstupných dát a prehľadmi. Prechod plánujeme postupne, aby sa prevádzka nezastavila a ľudia nemuseli prísť o to, čo im na tabuľke vyhovuje.
Pre koho
Firmy, kde na tabuľke alebo zdieľanom súbore závisí evidencia, objednávky, plánovanie alebo schvaľovanie.
Ako začať
Rozbor existujúcej tabuľky, jej používateľov a pravidiel, ktoré sa v nej skrývajú.
Výstup
Funkčná aplikácia nahrádzajúca tabuľku, migrácia dát a odovzdanie s dokumentáciou.
SITUÁCIA
Kedy sa táto služba hodí
Tabuľka zvyčajne vzniká ako rýchle riešenie a postupne sa z nej stane systém: pribúdajú listy, vzorce, makrá a výnimky. Pravidlá sú ukryté vo vzorcoch a v hlavách ľudí, ktorí tabuľku vytvorili. Ak súbor zlyhá alebo autor odíde, firma má problém. Takáto situácia je prirodzeným signálom, že je čas na aplikáciu.
Aplikácia na mieru však nie je vždy odpoveďou. Ak tabuľku používa jeden človek a nič na nej nezávisí, stačí ju vyčistiť. Aplikácia sa oplatí, keď pracuje viac ľudí, potrebujete oprávnenia a históriu zmien alebo keď chyba v dátach stojí peniaze. Odporúčanie vždy vychádza z toho, čo tabuľka dnes robí.
Poznáte to podľa toho, že
- Existuje súbor, ktorý sa nesmie pokaziť, a rozumie mu len jeden človek.
- Viac ľudí upravuje rovnaké dáta a vznikajú kópie a rozpory.
- Nikto nevie, kto a kedy zmenil hodnotu.
- Prehľady sa zostavujú ručným kopírovaním a vzorce sa pri úpravách lámu.
PRÍSTUP
Ako postupujeme
Začneme rozborom tabuľky: kto ju používa, na čo slúži, aké pravidlá sa v nej skrývajú a čo ľuďom vyhovuje. Zodpovedajúce časti zachováme, pretože znamenajú, že ľuďom tabuľka pomáha. Výsledkom je popis požiadaviek a návrh najmenšej aplikácie, ktorá tabuľku nahradí, nie najväčšej možnej.
Aplikáciu stavíme po menších častiach, z ktorých každú možno vyskúšať s vašimi dátami. Starú tabuľku a aplikáciu chvíľu prevádzkujeme vedľa seba, aby sa výsledky dali porovnať. Dáta sa migrujú s kontrolou, a až keď ľudia pracujú v novej aplikácii bez problémov, tabuľku vyradíme.
ILUSTRATÍVNY PRÍKLAD
Plánovanie zákaziek beží v tabuľke, ktorú upravuje niekoľko ľudí a občas sa prepíšu vzájomné zmeny. Aplikácia nahrádza tabuľku zoznamom zákaziek so stavmi, oprávneniami podľa roly a históriou zmien. Prehľad pre vedúceho sa vytvára automaticky z tých istých dát.
VÝSTUPY A VHODNOSŤ
Čo dostanete
- Rozbor tabuľky a požiadaviekČo tabuľka robí, kto ju používa a aké pravidlá je potrebné zachovať.
- Funkčná aplikáciaNahradenie kľúčových postupov s oprávneniami, kontrolou dát a históriou zmien.
- Migrácia dátPrevod existujúcich dát s kontrolou úplnosti a správnosti.
- Prehľady a exportyVýstupy, ktoré predtým vznikali ručným kopírovaním.
- Dokumentácia a odovzdaniePostup prevádzky, zálohovania a ďalšieho rozvoja.
Kedy to dáva zmysel
- Na tabuľke závisí prevádzka alebo dôležité rozhodnutia.
- Pracuje s ňou viac ľudí alebo viac tímov.
- Potrebujete oprávnenia, históriu zmien a kontrolu zadávaných údajov.
- Chcete postupný prechod, nie rizikový skok.
POSTUP
Od zadania k odovzdaniu
- 01
Rozbor tabuľky
Zmapujeme používateľov, pravidlá, dáta a to, čo ľuďom vyhovuje.
- 02
Stavba po častiach
Aplikáciu stavíme s vašimi dátami a priebežne ju overujeme s používateľmi.
- 03
Prechod a odovzdanie
Prevádzkujeme súbežne, migrujeme dáta a odovzdáme dokumentáciu.
TYPICKÉ ZADANIA
S čím sa na nás firmy obracajú
Popisy nižšie sú typy zadaní, nie referencie konkrétnych klientov.
Schvaľovanie a žiadosti
Postup žiadostí a schvaľovania so stavmi, upozorneniami a históriou.
Plánovanie a kapacity
Zdieľaný plán s kontrolou kolízií a prehľadmi pre vedúcich.
Zákaznícke a dodávateľské portály
Jednoduché rozhranie, v ktorom partneri zadávajú dáta namiesto posielania súborov.
HRANICE A ROZHODNUTIA
Úprimné limity
Aplikácia na mieru zvyšuje poriadok, ale vyžaduje prevádzku, údržbu a rozhodnutie, kto ju vlastní. Ak tabuľku používa jeden človek a nič na nej nezávisí, často stačia jednoduchšie opatrenia. Hotový softvér môže byť lepšou voľbou, ak zodpovedá vášmu postupu, a odporučíme ho, ak sa ukáže, že stačí.
ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Časté otázky: Aplikácie na mieru namiesto Excelu
Kedy je čas prejsť z Excelu na aplikáciu?
Keď na tabuľke závisí prevádzka, pracuje s ňou viac ľudí, potrebujete oprávnenia alebo históriu zmien, alebo keď chyba v dátach stojí peniaze. Ak nič z toho neplatí, často stačí tabuľku vyčistiť.
Neprídeme o to, čo nám na Exceli vyhovuje?
Práve preto začíname rozborom. Rýchlosť zadávania, pohľad na celok alebo jednoduchosť chceme zachovať. Aplikácia má byť pre ľudí pohodlnejšia než tabuľka, nie zložitejšia.
Ako sa prevedú naše existujúce dáta?
Dáta migrujeme s kontrolou úplnosti a správnosti a existujúcu tabuľku necháme po určitý čas popri aplikácii. Rozdiely vyhodnotíme skôr, než tabuľku vyradíme.
Nebude stačiť hotový softvér?
Možno áno. Ak existuje nástroj, ktorý zodpovedá vašim postupom, odporučíme ho. Aplikáciu na mieru navrhujeme tam, kde sa postup líši alebo kde potrebujete prepojenie, ktoré hotový nástroj nevie.
Koľko takéto riešenie stojí?
Cena závisí od rozsahu a počtu postupov. Preto začíname rozborom a návrhom najmenšej užitočnej aplikácie, pri ktorej vieme rozsah aj náklady odhadnúť realisticky.
Kto bude aplikáciu prevádzkovať a upravovať?
To určíme spoločne. Odovzdávame dokumentáciu a môžeme zabezpečiť aj ďalší rozvoj, ale vždy vám zostane zrozumiteľný spôsob, ako aplikáciu prevádzkovať.
ĎALŠÍ KROK
Poďme prebrať vaše zadanie.
Opíšte situáciu, ktorú riešite. Spoločne určíme vhodný rozsah a ďalší krok.