Evidence a seznamy
Evidence zakázek, majetku, smluv nebo klientů s oprávněními a vyhledáváním.
VÝVOJ · NAHRAZENÍ EXCELU
Když firma přerostla Excel: aplikace na míru, která drží pořádek.
Excel je skvělý nástroj, dokud na jedné tabulce nezačne záviset provoz firmy. Nahrazujeme tabulky, na kterých pracuje víc lidí, aplikací na míru: s oprávněními, historií změn, kontrolou vstupních dat a přehledy. Přechod plánujeme postupně, aby se provoz nezastavil a lidé nemuseli přijít o to, co jim na tabulce vyhovuje.
Pro koho
Firmy, kde na tabulce nebo sdíleném souboru závisí evidence, objednávky, plánování nebo schvalování.
Jak začít
Rozbor stávající tabulky, jejích uživatelů a pravidel, která se v ní skrývají.
Výstup
Funkční aplikace nahrazující tabulku, migrace dat a předání s dokumentací.
SITUACE
Kdy se tato služba hodí
Tabulka obvykle vzniká jako rychlé řešení a postupně se z ní stane systém: přibývají listy, vzorce, makra a výjimky. Pravidla jsou ukrytá ve vzorcích a v hlavách lidí, kteří tabulku vytvořili. Selže-li soubor nebo odejde-li autor, firma má problém. Taková situace je přirozeným signálem, že je čas na aplikaci.
Aplikace na míru ale není vždy odpovědí. Pokud tabulku používá jeden člověk a nic na ní nezávisí, stačí ji vyčistit. Aplikace se vyplatí, když pracuje víc lidí, potřebujete oprávnění a historii změn nebo když chyba v datech stojí peníze. Doporučení vždy vychází z toho, co tabulka dnes dělá.
Poznáte to podle toho, že
- Existuje soubor, který se nesmí rozbít, a rozumí mu jen jeden člověk.
- Víc lidí upravuje stejná data a vznikají kopie a rozpory.
- Nikdo neví, kdo a kdy změnil hodnotu.
- Přehledy se sestavují ručním kopírováním a vzorce se při úpravách lámou.
PŘÍSTUP
Jak postupujeme
Začneme rozborem tabulky: kdo ji používá, k čemu slouží, jaká pravidla se v ní skrývají a co lidem vyhovuje. Odpovídající části zachováme, protože znamenají, že lidem tabulka pomáhá. Výsledkem je popis požadavků a návrh nejmenší aplikace, která tabulku nahradí, ne největší možné.
Aplikaci stavíme po menších částech, z nichž každá se dá vyzkoušet s vašimi daty. Starou tabulku a aplikaci chvíli provozujeme vedle sebe, aby se výsledky daly porovnat. Data se migrují s kontrolou, a až když lidé pracují v nové aplikaci bez problémů, tabulku vyřadíme.
ILUSTRATIVNÍ PŘÍKLAD
Plánování zakázek běží v tabulce, kterou upravuje několik lidí a občas se přepíšou vzájemné změny. Aplikace nahrazuje tabulku seznamem zakázek se stavy, oprávněními podle role a historií změn. Přehled pro vedoucího se vytváří automaticky z týchž dat.
VÝSTUPY A VHODNOST
Co dostanete
- Rozbor tabulky a požadavkůCo tabulka dělá, kdo ji používá a jaká pravidla je potřeba zachovat.
- Funkční aplikaceNahrazení klíčových postupů s oprávněními, kontrolou dat a historií změn.
- Migrace datPřevod stávajících dat s kontrolou úplnosti a správnosti.
- Přehledy a exportyVýstupy, které dříve vznikaly ručním kopírováním.
- Dokumentace a předáníPostup provozu, zálohování a dalšího rozvoje.
Kdy to dává smysl
- Na tabulce závisí provoz nebo důležitá rozhodnutí.
- Pracuje s ní víc lidí nebo víc týmů.
- Potřebujete oprávnění, historii změn a kontrolu zadávaných údajů.
- Chcete postupný přechod, ne rizikový skok.
POSTUP
Od zadání k předání
- 01
Rozbor tabulky
Zmapujeme uživatele, pravidla, data a to, co lidem vyhovuje.
- 02
Stavba po částech
Aplikaci stavíme s vašimi daty a průběžně ji ověřujeme s uživateli.
- 03
Přechod a předání
Provozujeme souběžně, migrujeme data a předáme dokumentaci.
TYPICKÁ ZADÁNÍ
S čím se na nás firmy obracejí
Popisy níže jsou typy zadání, nikoli reference konkrétních klientů.
Schvalování a žádosti
Postup žádostí a schvalování se stavy, upozorněními a historií.
Plánování a kapacity
Sdílený plán s kontrolou kolizí a přehledy pro vedoucí.
Zákaznické a dodavatelské portály
Jednoduché rozhraní, ve kterém partneři zadávají data místo posílání souborů.
HRANICE A ROZHODNUTÍ
Poctivé limity
Aplikace na míru zvyšuje pořádek, ale vyžaduje provoz, údržbu a rozhodnutí, kdo ji vlastní. Pokud tabulku používá jeden člověk a nic na ní nezávisí, často stačí jednodušší opatření. Hotový software může být lepší volbou, pokud odpovídá vašemu postupu, a doporučíme ho, pokud se ukáže, že stačí.
ČASTÉ OTÁZKY
Časté otázky: Aplikace na míru místo Excelu
Kdy je čas přejít z Excelu na aplikaci?
Když na tabulce závisí provoz, pracuje s ní víc lidí, potřebujete oprávnění nebo historii změn, nebo když chyba v datech stojí peníze. Pokud nic z toho neplatí, často stačí tabulku vyčistit.
Neztratíme to, co nám na Excelu vyhovuje?
Právě proto začínáme rozborem. Rychlost zadávání, pohled na celek nebo jednoduchost chceme zachovat. Aplikace má být pro lidi pohodlnější než tabulka, ne složitější.
Jak se převedou naše stávající data?
Data migrujeme s kontrolou úplnosti a správnosti a stávající tabulku necháme po určitou dobu vedle aplikace. Rozdíly vyhodnotíme dřív, než tabulku vyřadíme.
Nebude stačit hotový software?
Možná ano. Pokud existuje nástroj, který odpovídá vašim postupům, doporučíme ho. Aplikaci na míru navrhujeme tam, kde se postup liší nebo kde potřebujete propojení, které hotový nástroj neumí.
Kolik takové řešení stojí?
Cena závisí na rozsahu a počtu postupů. Proto začínáme rozborem a návrhem nejmenší užitečné aplikace, u které umíme rozsah i náklady odhadnout realisticky.
Kdo bude aplikaci provozovat a upravovat?
To určíme společně. Předáváme dokumentaci a můžeme zajistit i další rozvoj, ale vždy vám zůstane srozumitelný způsob, jak aplikaci provozovat.
DALŠÍ KROK
Pojďme probrat vaše zadání.
Popište situaci, kterou řešíte. Společně určíme vhodný rozsah a další krok.