Zpracování faktur a dalších dokladů patří mezi nejčastější kandidáty na automatizaci. Technicky se ale může jednat o dvě odlišné věci: čtení textu z obrazu (OCR) a pochopení, co v textu které údaje znamenají. Správná volba závisí na tom, jak různorodé doklady dostáváte.
Co dělá OCR
OCR (optické rozpoznávání znaků) převádí obraz nebo sken dokumentu na text. Samo o sobě neví, co je částka, co je číslo faktury a co splatnost. Doplňuje se proto šablonami nebo pravidly, která říkají, kde na dokladu hledat které údaje. U dodavatelů s pevným rozložením to funguje dobře a levně.
Kde OCR s pravidly naráží
Doklady od mnoha dodavatelů mají různé rozložení a každá nová podoba vyžaduje novou šablonu. Změní-li dodavatel vzhled faktury, šablona přestane fungovat. Potíže dělají také nekvalitní skeny, ručně psané poznámky a nestandardní položky.
Co přidává AI
Jazykový model nebo model pro porozumění dokumentům údaje chápe v kontextu: pozná dodavatele, částku a splatnost i na dokladu, který ještě neviděl. Lépe zvládá proměnlivá rozložení, ale není neomylný. Může údaj přehlédnout nebo vyčíst nesprávně, proto potřebuje kontrolu.
Kontrola je důležitější než technologie
- Ověření údajů vůči objednávce, číselníkům a obvyklým hodnotám.
- Kontrola součtů, například zda souhlasí položky se základem a daní.
- Detekce duplicit a neobvyklých částek.
- Fronta výjimek, kde pracovník rychle opraví nejasné případy.
Jak se rozhodnout
- Máte hlavně doklady od několika stálých dodavatelů? Často stačí OCR s pravidly.
- Doklady mají proměnlivou podobu a dodavatelů je mnoho? Zvažte AI.
- Nejistí jste? Ověřte oba přístupy na vzorku svých skutečných dokladů a porovnejte výsledky.
Spolehlivost nelze posoudit podle ukázky od dodavatele. Změřte ji na vlastním vzorku dokladů.