Spracovanie faktúr a ďalších dokladov patrí medzi najčastejších kandidátov na automatizáciu. Technicky však môže ísť o dve odlišné veci: čítanie textu z obrazu (OCR) a pochopenie, čo v texte ktoré údaje znamenajú. Správna voľba závisí od toho, ako rôznorodé doklady dostávate.
Čo robí OCR
OCR (optické rozpoznávanie znakov) prevádza obraz alebo sken dokumentu na text. Samo osebe nevie, čo je suma, čo je číslo faktúry a čo splatnosť. Dopĺňa sa preto šablónami alebo pravidlami, ktoré hovoria, kde na doklade hľadať ktoré údaje. Pri dodávateľoch s pevným rozložením to funguje dobre a lacno.
Kde OCR s pravidlami naráža
Doklady od mnohých dodávateľov majú rôzne rozloženie a každá nová podoba vyžaduje novú šablónu. Ak dodávateľ zmení vzhľad faktúry, šablóna prestane fungovať. Problémy robia aj nekvalitné skeny, ručne písané poznámky a neštandardné položky.
Čo pridáva AI
Jazykový model alebo model na porozumenie dokumentom chápe údaje v kontexte: pozná dodávateľa, sumu a splatnosť aj na doklade, ktorý ešte nevidel. Lepšie zvláda premenlivé rozloženia, ale nie je neomylný. Môže údaj prehliadnuť alebo vyčítať nesprávne, preto potrebuje kontrolu.
Kontrola je dôležitejšia než technológia
- Overenie údajov voči objednávke, číselníkom a obvyklým hodnotám.
- Kontrola súčtov, napríklad či súhlasia položky so základom a daňou.
- Detekcia duplicít a neobvyklých súm.
- Front výnimiek, kde pracovník rýchlo opraví nejasné prípady.
Ako sa rozhodnúť
- Máte hlavne doklady od niekoľkých stálych dodávateľov? Často stačí OCR s pravidlami.
- Doklady majú premenlivú podobu a dodávateľov je veľa? Zvážte AI.
- Nie ste si istí? Overte oba prístupy na vzorke svojich skutočných dokladov a porovnajte výsledky.
Spoľahlivosť nemožno posúdiť podľa ukážky od dodávateľa. Zmerajte ju na vlastnej vzorke dokladov.